Mieterwechsel in der Eigentumswohnung – Was Eigentümer beachten müssen

Warum sollte die Hausverwaltung über einen Mieterwechsel informiert werden?

Auch wenn das Mietverhältnis ausschließlich zwischen Eigentümer und Mieter besteht, benötigt die Hausverwaltung bestimmte Informationen über die tatsächlichen Bewohner der Wohnanlage.

Dies betrifft insbesondere:

• Bewohnerverzeichnisse
• Notfallkontakte
• Klingelbeschriftungen
• Briefkastenbeschriftungen
• Nebenkostenabrechnungen
• personenbezogene Umlageschlüssel
• Zutrittsregelungen für Dienstleister

Gerade bei Wohnanlagen mit verbrauchsabhängigen Abrechnungen oder Umlagen nach Personenzahl sind aktuelle Bewohnerdaten wichtig.

Welche Angaben benötigt die Hausverwaltung?

Bitte teilen Sie der Hausverwaltung einen Mieterwechsel möglichst frühzeitig per E-Mail mit.

Folgende Angaben werden benötigt:

1. Datum des Mieterwechsels

Bitte teilen Sie mit:

• Auszugsdatum des bisherigen Mieters
• Einzugsdatum des neuen Mieters

Beispiel:

• Auszug bisheriger Mieter: 31.08.2026
• Einzug neuer Mieter: 01.09.2026

2. Angaben zum bisherigen Nutzer

Bitte nennen Sie:

• Vorname
• Nachname

oder teilen Sie mit, wenn die Wohnung zunächst leer steht.

3. Angaben zum neuen Mieter

Für die Verwaltungsunterlagen benötigen wir:

• Vorname
• Nachname
• Mobilnummer
• E-Mail-Adresse

Diese Angaben erleichtern die Kontaktaufnahme bei technischen Störungen, Notfällen oder Terminabstimmungen.

4. Anzahl der Bewohner

In einigen Wohnanlagen werden bestimmte Nebenkosten nach Personenzahl verteilt.

Bitte teilen Sie deshalb mit:

• Anzahl der einziehenden Personen
• gegebenenfalls Anzahl der Kinder

Beispiel:

• 2 Erwachsene
• 1 Kind

Zählerstände beim Mieterwechsel

Viele Eigentümer fragen sich, ob beim Mieterwechsel Zählerstände an die Verwaltung gemeldet werden müssen.

Die Antwort hängt vom jeweiligen Objekt und der verbauten Messtechnik ab.

Objekte mit Funkzählern

In vielen Wohnanlagen sind moderne Funkzähler installiert.

Diese erfassen beispielsweise:

• Heizkosten
• Warmwasser
• Kaltwasser

Die Daten werden automatisch an den Messdienstleister übermittelt.

In den von ImmoKonstanz verwalteten Objekten erfolgt die automatische Auslesung in der Regel zum ersten Tag eines Monats.

Eine zusätzliche Meldung an die Verwaltung ist deshalb häufig nicht erforderlich.

Objekte ohne Funkablesegeräte

Sollte das Objekt nicht mit Funkablesegeräten ausgestattet sein, sollte der Vermieter die Zählerstände beim Mieterwechsel selbst dokumentieren.

Empfohlen wird:

• Zählerstände vollständig ablesen
• Fotos der Zähler anfertigen
• Datum der Ablesung notieren
• Übergabeprotokoll erstellen
• Unterlagen sicher aufbewahren

Die Fotos sollten gut lesbar sein und sowohl den Zählerstand als auch die Zählernummer erkennen lassen.

Diese Dokumentation ist besonders wichtig, damit Verbrauchswerte zwischen altem und neuem Mieter nachvollziehbar abgegrenzt werden können.

Eigene Zwischenablesung empfohlen

Auch bei vorhandenen Funkzählern kann es sinnvoll sein, beim Wohnungswechsel zusätzlich eigene Zählerstände zu dokumentieren.

Am besten werden:

• die Zählerstände notiert,
• ein Übergabeprotokoll erstellt,
• Fotos der Zähler angefertigt.

Diese Unterlagen sollten vom Eigentümer aufbewahrt werden und können bei späteren Rückfragen zwischen Vermieter und Mieter hilfreich sein.

Wenn Sie eigene Zählerstände für die Abgrenzung verwenden möchten, können Sie uns diese gerne zusammen mit den Fotos übermitteln.

Wer erstellt die Namensschilder?

Bei den von ImmoKonstanz verwalteten Gemeinschaften werden die Namensschilder zentral durch die Verwaltung erstellt und angebracht.

Dadurch wird ein einheitliches Erscheinungsbild der Wohnanlage sichergestellt.

Namensschilder dürfen nicht eigenständig mit Tesafilm oder ähnlichen Materialien angebracht werden.

In der Übergangszeit, bis das neue Namensschild angebracht ist, darf der Name provisorisch mit einem Post-it gekennzeichnet werden. Dabei darf nur die Klebefläche des Post-its verwendet werden.

Bei unzulässig angebrachten Namensschildern kann für das Entfernen von Kleberesten und die Reinigung eine Aufwandsentschädigung berechnet werden.

Namensschilder einfach anfordern

Für die Bestellung oder Änderung von Namensschildern steht bei ImmoKonstanz eine eigene E-Mail-Adresse zur Verfügung:

namensschilder@immokonstanz.de

Alternativ können Sie die Änderung auch bequem über das Kundenportal mitteilen.

Bitte senden Sie dabei möglichst folgende Informationen:

• Objektadresse
• Wohnungsnummer
• Vorname und Nachname des neuen Mieters
• gewünschte Beschriftung
• Datum des Mieterwechsels

Der Betreff sollte idealerweise wie folgt aufgebaut sein:

Objektadresse – Wohnungsnummer – Name des Mieters

Beispiel:

Wollgrasweg 2 – Wohnung 8 – Familie Müller

Welche Namen werden angebracht?

Grundsätzlich wird nur der Nachname auf Klingel- und Briefkastenschildern verwendet.

Beispiel:

Müller

Existieren mehrere Bewohner mit demselben Nachnamen innerhalb der Wohnanlage, wird zusätzlich der Anfangsbuchstabe des Vornamens ergänzt.

Beispiel:

M. Müller

Muss die Hausverwaltung den Mietvertrag erhalten?

Nein.

Grundsätzlich benötigt die Hausverwaltung keine vollständige Kopie des Mietvertrages. Erforderlich sind lediglich die für die Verwaltung notwendigen Bewohnerdaten.

Eine Übersendung des Mietvertrages erfolgt nur dann, wenn besondere Gründe oder vertragliche Regelungen dies erforderlich machen.

Wer meldet den Mieterwechsel?

Die Mitteilung erfolgt grundsätzlich durch den Wohnungseigentümer beziehungsweise Vermieter.

Die Hausverwaltung erhält keine automatische Information über neue Mietverhältnisse.

Auch Makler oder Hausmeister informieren die Verwaltung in der Regel nicht automatisch.

Was passiert nach Eingang der Mitteilung?

Nach Eingang der vollständigen Angaben werden die Bewohnerdaten aktualisiert.

Je nach Objekt erfolgen anschließend:

• Anpassung der Bewohnerliste
• Aktualisierung der Notfallkontakte
• Aktualisierung von Klingel- und Briefkastenschildern
• Berücksichtigung bei personenbezogenen Umlagen
• Information von Dienstleistern, sofern erforderlich

Häufige Fehler beim Mieterwechsel

Der Mieterwechsel wird gar nicht gemeldet

Dadurch entstehen häufig Probleme bei:

• Nebenkostenabrechnungen
• Bewohnerlisten
• Namensschildern
• Terminabstimmungen

Die Personenzahl wird nicht mitgeteilt

Gerade bei Umlagen nach Personenanzahl kann dies zu fehlerhaften Abrechnungen führen.

Keine Dokumentation der Zählerstände

Ohne Zwischenablesung entstehen später häufig Diskussionen zwischen Vermieter und Mieter über Verbrauchskosten.

Fotos der Zählerstände schaffen hier Klarheit.

Namensschilder werden eigenständig ausgetauscht

In vielen Wohnanlagen bestehen Vorgaben zur einheitlichen Gestaltung.

Bitte stimmen Sie Änderungen deshalb immer mit der Verwaltung ab.

Checkliste für Eigentümer

Vor dem Einzug des neuen Mieters sollten folgende Punkte erledigt sein:

• Auszugsdatum des bisherigen Mieters festhalten

• Einzugsdatum des neuen Mieters mitteilen

• Vor- und Nachname des neuen Mieters melden

• Mobilnummer und E-Mail-Adresse übermitteln

• Anzahl der Bewohner mitteilen

• Zählerstände dokumentieren

• Bei Objekten ohne Funkablesegeräte Fotos der Zähler anfertigen

• Namensschild über namensschilder@immokonstanz.de oder das Kundenportal beauftragen

• Hausordnung an den neuen Mieter übergeben

• Ansprechpartner der Verwaltung mitteilen

Fazit

Ein Mieterwechsel ist für die Wohnungseigentümergemeinschaft zwar weniger komplex als ein Eigentümerwechsel, dennoch benötigt die Hausverwaltung einige wichtige Informationen.

Wer den Wechsel frühzeitig meldet, die Bewohnerdaten vollständig übermittelt und die Zählerstände dokumentiert, sorgt für einen reibungslosen Ablauf und vermeidet spätere Rückfragen oder Abrechnungsprobleme.

Für eine schnelle Bearbeitung empfiehlt es sich, der Verwaltung das Einzugsdatum, die Kontaktdaten des neuen Mieters, die Bewohneranzahl sowie gegebenenfalls dokumentierte Zählerstände möglichst frühzeitig mitzuteilen.

Die Bestellung neuer Namensschilder kann bequem per E-Mail an namensschilder@immokonstanz.de oder über das Kundenportal erfolgen.