Die Bestellung eines Verwalters gehört zu den wichtigsten Entscheidungen einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Der Verwalter organisiert die laufende Verwaltung, setzt Beschlüsse um, erstellt Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen und ist häufig erster Ansprechpartner für Eigentümer, Beirat und Dienstleister.
Soll ein neuer Verwalter bestellt werden, stellen sich viele Fragen: Wie viele Angebote müssen eingeholt werden? Reichen ein oder zwei Angebote aus? Welche Informationen müssen den Eigentümern vorliegen? Wie muss der Tagesordnungspunkt formuliert werden? Und wie sieht ein sauber vorbereiteter Beschluss aus?
Dieser Beitrag erläutert den gesamten Ablauf eines Verwalterwechsels aus Sicht der Verwaltungspraxis.
Frühzeitige Vorbereitung des Verwalterwechsels
Ein Verwalterwechsel sollte nicht erst wenige Wochen vor Ablauf des bestehenden Verwaltervertrages vorbereitet werden.
In der Praxis empfiehlt es sich, mindestens drei bis sechs Monate Vorlauf einzuplanen. Dadurch bleibt ausreichend Zeit für die Angebotseinholung, die Auswertung der Bewerber, die Vorbereitung der Eigentümerversammlung und die spätere Übergabe der Verwaltungsunterlagen.
Insbesondere bei kleineren Wohnungseigentümergemeinschaften kann die Suche nach einer geeigneten Verwaltung mehr Zeit in Anspruch nehmen als ursprünglich erwartet.
Wie viele Angebote müssen eingeholt werden?
Eine der häufigsten Fragen lautet: Müssen zwingend drei Angebote vorliegen?
Die Antwort lautet: Nein. Das Wohnungseigentumsgesetz enthält keine Vorschrift, die eine bestimmte Mindestanzahl von Angeboten verlangt.
Allerdings hat der Bundesgerichtshof mehrfach klargestellt, dass die Wohnungseigentümer bei der Neubestellung eines Verwalters grundsätzlich mehrere Vergleichsmöglichkeiten erhalten sollen. Ziel ist es, den Eigentümern eine ausreichende Entscheidungsgrundlage zu verschaffen.
In der Praxis hat sich daher die Einholung von mindestens drei Vergleichsangeboten als sinnvoller Standard etabliert.
Drei Angebote sind kein Gesetz. Entscheidend ist stets, ob die Eigentümer aufgrund der vorliegenden Informationen eine sachgerechte und informierte Entscheidung treffen können.
Was tun, wenn nur zwei Angebote vorliegen?
Gerade in ländlichen Regionen oder bei kleineren Gemeinschaften ist es häufig schwierig, mehrere geeignete Hausverwaltungen zu finden. Viele Unternehmen lehnen neue Mandate aufgrund fehlender Kapazitäten ab oder reagieren auf Anfragen überhaupt nicht.
Liegen letztlich nur zwei Angebote vor, bedeutet dies nicht automatisch, dass die spätere Verwalterwahl anfechtbar oder unwirksam ist. Entscheidend ist vielmehr, dass die Bemühungen zur Angebotseinholung nachvollziehbar dokumentiert werden.
Fünf Hausverwaltungen wurden angefragt. Zwei Angebote wurden abgegeben. Zwei Verwaltungen haben abgesagt. Eine Verwaltung hat trotz Erinnerung nicht reagiert. In einem solchen Fall kann regelmäßig von einer ausreichenden Markterkundung ausgegangen werden.
Je besser die Bemühungen dokumentiert sind, desto geringer ist das Risiko späterer Diskussionen.
Darf man bestimmte Verwaltungen bewusst nicht anfragen?
Ja. Der Verwaltungsbeirat oder die bisherige Verwaltung müssen nicht jede bekannte Hausverwaltung am Markt anfragen. Es ist zulässig, auf eine Anfrage zu verzichten, wenn hierfür sachliche Gründe bestehen.
Hierzu zählen beispielsweise dokumentierte Probleme bei früheren Verwaltungsverhältnissen, erhebliche Mängel bei Jahresabrechnungen, schlechte Erreichbarkeit, lange Bearbeitungszeiten, wiederkehrende Kommunikationsprobleme oder Streitigkeiten bei der Vertragsabwicklung.
Nicht ausreichend sind dagegen persönliche Vorlieben oder unbelegte Behauptungen. Empfehlenswert ist ein kurzer interner Vermerk.
Aufgrund dokumentierter negativer Erfahrungen aus früherer Zusammenarbeit, insbesondere hinsichtlich Erreichbarkeit, Bearbeitungsdauer und Abrechnungsqualität, wurde von einer erneuten Anfrage bei der Verwaltung X abgesehen.
Absagen und Nichtreaktionen dokumentieren
Absagen sind keineswegs wertlos. Im Gegenteil: Sie belegen, dass die Gemeinschaft ernsthaft versucht hat, mehrere Angebote einzuholen.
Daher sollten sämtliche Absagen aufbewahrt werden. Empfehlenswert sind die Speicherung von Absage-E-Mails, die Dokumentation telefonischer Absagen, der Versand einer Erinnerung bei ausbleibender Antwort und die Dokumentation fehlender Rückmeldungen.
Eine saubere Dokumentation kann später entscheidend sein, falls die Beschlussfassung angegriffen wird.
Erstellung eines Angebotsvergleichs
Die Eigentümer sollten die Angebote nicht nur anhand der monatlichen Grundvergütung vergleichen. Mindestens ebenso wichtig sind Sondervergütungen, Laufzeit des Vertrages, Kündigungsregelungen, Umfang der Grundleistungen, digitale Eigentümerportale, Erreichbarkeit, Referenzen und Zusatzleistungen.
Ein übersichtlicher Vergleich erleichtert die spätere Entscheidung erheblich.
| Verwaltung | Ergebnis |
|---|---|
| Verwaltung A | Angebot liegt vor |
| Verwaltung B | Angebot liegt vor |
| Verwaltung C | Absage wegen fehlender Kapazitäten |
| Verwaltung D | Keine Rückmeldung |
| Verwaltung E | Sachlich begründeter Ausschluss |
Welche Informationen müssen den Eigentümern vorliegen?
Vor der Beschlussfassung müssen die Eigentümer ausreichend informiert werden. Hierzu gehören insbesondere Name der Bewerber, Unternehmenssitz, Ansprechpartner, Vergütung, Laufzeit, wesentliche Vertragsbedingungen, Sondervergütungen und Leistungsumfang.
Diese Informationen sollten möglichst bereits mit der Einladung zur Eigentümerversammlung übersandt werden.
Formulierung des Tagesordnungspunktes
Der Tagesordnungspunkt muss eindeutig erkennen lassen, dass über die Bestellung eines Verwalters entschieden werden soll.
TOP 8 - Bestellung eines Verwalters ab dem 01.01.20XX sowie Abschluss eines Verwaltervertrages.
Alternativ: TOP 8 - Verwalterwahl und Abschluss eines Verwaltervertrages für die Amtszeit vom 01.01.20XX bis 31.12.20XX.
Vorstellung der Bewerber in der Eigentümerversammlung
In der Versammlung sollten die Bewerber anhand eines Vergleichs vorgestellt werden. Empfohlen wird die Gegenüberstellung von Grundvergütung, Sondervergütungen, Vertragslaufzeit, Leistungsumfang, Erreichbarkeit, Referenzen, digitalen Dienstleistungen und Kündigungsregelungen.
Die Eigentümer erhalten dadurch eine transparente Entscheidungsgrundlage.
Durchführung der Verwalterwahl
Die Bestellung erfolgt durch Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer. In der Praxis kommen zwei Verfahren in Betracht.
Einzelabstimmung
Über jeden Bewerber wird nacheinander abgestimmt.
Stichwahl
Erreicht kein Bewerber die erforderliche Mehrheit, kann zwischen den stimmenstärksten Bewerbern eine Stichwahl durchgeführt werden.
Das gewählte Verfahren sollte im Versammlungsprotokoll dokumentiert werden.
Beschluss über die Bestellung des Verwalters
Nach erfolgreicher Wahl wird die Bestellung des Verwalters beschlossen.
Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer bestellt die Musterverwaltung GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, für die Zeit vom 01.01.20XX bis zum 31.12.20XX zum Verwalter gemäß § 26 WEG.
Beschluss über den Verwaltervertrag
Zusätzlich sollte der Abschluss des Verwaltervertrages beschlossen werden. Hierbei empfiehlt sich die ausdrückliche Aufnahme der Vergütung.
Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt den Abschluss des vorgelegten Verwaltervertrages mit der Musterverwaltung GmbH.
Die Vergütung beträgt 32,50 EUR brutto je Wohn- bzw. Teileigentumseinheit und Monat einschließlich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
Grundlage des Vertrages ist das Angebot vom 15.10.20XX.
Bevollmächtigung zur Vertragsunterzeichnung
Da die Gemeinschaft den Vertrag nicht selbst unterschreiben kann, sollte zugleich eine Vertretungsregelung beschlossen werden.
Der Verwaltungsbeirat, vertreten durch Herrn Max Mustermann und Frau Erika Beispiel, wird bevollmächtigt, den beschlossenen Verwaltervertrag im Namen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu unterzeichnen. Jeder Bevollmächtigte ist einzelvertretungsberechtigt.
Mustertext für die Einladung
Wurden mehrere Verwaltungen angefragt, aber nur zwei Angebote erhalten, empfiehlt sich bereits in der Einladung eine transparente Darstellung.
Zur Vorbereitung der Verwalterbestellung wurden insgesamt fünf Hausverwaltungen angefragt. Zwei Verwaltungen haben Angebote abgegeben. Zwei Verwaltungen haben wegen fehlender Kapazitäten abgesagt. Eine Verwaltung hat trotz Erinnerung kein Angebot abgegeben. Die vorliegenden Angebote werden den Eigentümerinnen und Eigentümern mit den wesentlichen Eckdaten zur Prüfung vorgelegt.
Mustertext für das Protokoll
Die Dokumentation der Angebotssituation sollte sich auch im Versammlungsprotokoll wiederfinden.
Die Wohnungseigentümer nehmen zur Kenntnis, dass trotz Anfrage mehrerer Hausverwaltungen lediglich zwei verwertbare Angebote eingegangen sind. Weitere angefragte Verwaltungen haben abgesagt oder kein Angebot abgegeben. Die Eigentümer sehen die vorliegenden Unterlagen gleichwohl als ausreichende Entscheidungsgrundlage an, da die Angebote hinsichtlich Vergütung, Leistungsumfang, Vertragslaufzeit und Sondervergütungen vergleichbar dargestellt wurden.
Besonderheit: Verwalterzustimmung nach der Teilungserklärung
In vielen älteren Teilungserklärungen ist geregelt, dass bei einem Verkauf einer Wohnung die Zustimmung des Verwalters erforderlich ist.
Soll die neu bestellte Verwaltung diese Funktion übernehmen, verlangen Notare und Grundbuchämter regelmäßig einen Nachweis über die wirksame Verwalterbestellung.
Je nach Grundbuchamt kann hierfür das Versammlungsprotokoll, eine öffentlich beglaubigte Abschrift des Beschlusses oder eine notarielle Beglaubigung der Unterschriften unter dem Protokoll erforderlich sein.
Dies sollte unmittelbar nach der Verwalterwahl geprüft werden.
Häufige Fehler bei der Verwalterwahl
In der Praxis führen insbesondere folgende Fehler zu Anfechtungsrisiken:
- keine oder unzureichende Vergleichsangebote
- fehlende Dokumentation von Absagen
- unklar formulierter Tagesordnungspunkt
- fehlende Angaben zu Vergütung und Vertragslaufzeit
- unvollständige Informationen für die Eigentümer
- fehlender Beschluss über den Verwaltervertrag
- keine Bevollmächtigung zur Vertragsunterzeichnung
Eine sorgfältige Vorbereitung vermeidet diese Risiken.
Checkliste für Verwaltungsbeiräte
Vor der Eigentümerversammlung sollte geprüft werden:
- Mehrere Verwaltungen angefragt
- Absagen dokumentiert
- Nicht angefragte Verwaltungen sachlich begründet
- Angebotsspiegel erstellt
- Bewerber und Eckdaten rechtzeitig bekannt gegeben
- Tagesordnung korrekt formuliert
- Beschlussvorschläge vorbereitet
- Vertretungsregelung vorgesehen
- Protokollhinweis vorbereitet
- Verwalterzustimmung nach Teilungserklärung geprüft
Fazit
Für die Bestellung eines neuen Verwalters gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Mindestanzahl von Angeboten. Die Eigentümer müssen jedoch eine ausreichende Entscheidungsgrundlage erhalten. Können trotz ernsthafter Bemühungen nur zwei Angebote eingeholt werden, steht dies einer wirksamen Verwalterwahl grundsätzlich nicht entgegen.
Entscheidend sind Transparenz, eine nachvollziehbare Dokumentation der Marktabfrage und eine sorgfältige Beschlussfassung. Wer diese Punkte beachtet, schafft die Grundlage für einen rechtssicheren und reibungslosen Verwalterwechsel.
Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung aus der Verwaltungspraxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei rechtlichen Zweifeln, Anfechtungsrisiken oder Besonderheiten der Teilungserklärung sollte anwaltlicher Rat eingeholt werden.