Büro- und Gewerbeverwaltung

Leistungsbeschreibung Gewerbeverwaltung

Bestandsaufnahme

• Übernahme und Einpflegen aller Unterlagen der Voreigentümer/Vorverwalter
• Schriftliche Dokumentation der übergebenen Unterlagen der Voreigentümer/Vorverwalter

Kaufmännisches Management

Mieterbetreuung

• Betreuung der laufenden Mietverträge
• Überwachung der mietvertraglichen Verpflichtungen der Mieter
• Änderung und Anpassung von Mietverträgen, insbesondere Mietzins­indexierungen
• Überwachung der Mietvertragslaufzeiten
• Verwaltung von Mietsicherheiten
• Mietflächenübergaben, Flächenabnahmen und Kontrolle bei Mieterwechsel/Neuvermietung mit Erstellung der Protokolle, Kontrolle vertraglicher Rückbauverpflichtungen
• Bearbeiten von Mieteranfragen oder Mieterbeschwerden
• Einpflegen und Umsetzung eines neuen Flächenaufmasses
• Laufende mindestens jährliche Mietergespräche mit den Bestandsmietern

Mietinkasso/Mahnwesen

• Berechnung und Erhebung Mietzins, Nebenkosten, Umsatzsteuer
• Mietsollstellung / Erstellung der Mietrechnungen
• Regelmäßiges Mahnwesen in Abstimmung mit dem Eigentümer
• Berechnung und Erhebung der vertraglich geschuldeten Verzugszinsen
• Vereinbarung von Stundungs- und Ratenzahlungsvereinbarungen nach Rücksprache mit dem Eigentümer
• Vorbereitung und Unterstützung des gerichtlichen Mahnverfahrens

Vermietung

• Nach- und Neuvermietung inkl. Akquisition von Mietern
• Durchführung von Besichtigungen zur Nach- und Neuvermietung
• In Abstimmung mit dem Auftraggeber Festlegung der Mietkonditionen und Führung der Verhandlungen
• Vorbereiten und Abstimmen Mietvertrag mit allen Beteiligten, falls erforderlich unter Einschaltung von Rechtsanwälten
• Abschluss der Mietverträge sowie Nachträge in Abstimmung mit dem Auftraggeber
• Bonitätsprüfung oder Einholung Wirtschaftsauskunft von Mietinteressenten
• Analyse und strategische Optimierung der Leerstandsflächen

Objektbuchhaltung und Rechnungswesen

• Ordnungsgemäße und kaufmännische Objektbuchhaltung
• Prüfung von Eingangsrechnungen auf rechnerische, sachliche und vertragliche Richtigkeit mit ordnungsgemäßer Verbuchung
• Überwachen von Zahlungszielen ggf. unter Berücksichtigung von Skontoregelungen
• Erfassung und Kontrolle aller Einnahmen und Ausgaben
• Archivierung aller Originalrechnungen
• Verwaltung und Disposition von Geldmitteln auf dem Verwalterkonto
• Erstellung Unterlagen für Umsatzsteuervoranmeldung
• Zahlungsanweisung von sämtlichen Rechnungen, Erledigung des Zahlungsverkehrs für die laufende Bewirtschaftung über gesonderte Bankkonten
• Jahresabschluss (Summen- und Saldenlisten, Mietforderungen sortiert nach Mietern und Fälligkeit, Verbindlichkeiten sortiert nach Lieferanten bzw. Leistenden, Kontoausdrucke zu den Sachkonten, Belege auf Anforderung)
• Überwachung der Termine für Steuern, Beiträge und Gebühren

Betriebs- und Nebenkostenabrechnung

• Ermittlung der Grunddaten zur Verteilung der Betriebs- und Nebenkosten
• Ermittlung, Erstellung, Versand und Kontrolle der Betriebskostenabrechnung
• Anpassung der Vorauszahlungen
• Zahlungseingangskontrolle und Verbuchung
• Optimierung der Betriebs- und Nebenkosten
• Reduzierung einzelner Betriebskosten durch Unterhaltung von Rahmenverträgen (z.B. für Kabelanschluss, Versicherungen, etc.)

Objektmanagement

Budgetplanung / Soll-Ist-Vergleich

• Objektweise Planung und Darstellung der zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben
• Soll-Ist-Vergleich der Budgetplanung im Rahmen des fortlaufenden Reportings

Objektcontrolling und Reporting

• Monatliches Reporting gegenüber dem Auftraggeber
  • Aktualisierung der Mieterliste
  • Report über Mietrückstände, Neuvermietungen und Leerstände
  • Bericht über außergewöhnliche Vorfälle oder Schadensereignisse
• Jährliches Reporting gegenüber dem Auftraggeber
  • Erstellung, Lieferung und Abstimmung eines Instandsetzungs- und Budgetplans acht Wochen vor Beginn des Folgejahres.
  • Der Budgetplan setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen: Jahresplanungsbudget (Einnahmen, Ausgaben), Technisches Budget, Mieteingänge und Nebenkostenplanung (umlegbare/nicht umlegbare Kosten), Umsatzsteuer. Der Instandsetzungsplan enthält Angaben zu Reparatur- und Modernisierungsarbeiten, Kostenschätzung.
• Versicherung
• • Schadensbearbeitung im Rahmen der abgeschlossenen Versicherungen
  • Aufrechterhaltung des Versicherungs­schutzes
  • Prüfung, Pflege und Abschluss von Gebäude­versicherungs­verträgen nach Absprache mit AG

Technische Objektbetreuung

Technische Betriebsüberwachung

• Begehungen des gemeinschaftlichen Eigentums zur Beurteilung des Gesamtzustandes
• Feststellung von Mängeln oder Reparaturbedarf
• Beauftragung notwendiger Reparaturen
• Information der Wohnungseigentümer über notwendige Sanierungen inklusive der damit verbundenen Kosten

Objektkontrolle

• Überwachung des baulichen und technischen Zustandes des Objektes
• Teilnahme an öffentlichen Begehungen (z.B. Brandschutzbegehung)
• Organisation, Überwachung und Steuerung der Beseitigung festgestellter Mängel
• Koordination und Organisation sämtlicher notwendigen Maßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften

Dokumentation

• Archivierung der erforderlichen Unterlagen, Pläne, etc.
• Dokumentation von objekt­spezifischen Verbrauchs­daten

Externe Dienstleister

• Abstimmung und Beauftragung von Gutachtern und Sachverständigen im Bedarfsfall nach Absprache mit AG

Koordinierung externer Handwerker

• Einholung von Kostenvoranschlägen einschließlich Vergleichsangebote für notwendige Arbeiten
• Auftragsvergabe in Abstimmung mit dem Eigentümer
• Überwachung, Steuerung und Abnahme der ausgeführten Arbeiten
• Rechnungsprüfung
• Überwachen der Gewährleistung